¿Qué son exactamente los gastos empresariales?

El artículo 4 de la Ley del Impuesto sobre la Renta define claramente lo que se entiende por gastos de la empresa: Son todos los gastos necesarios para hacer y mantener su empresa en funcionamiento. Es decir, todas las compras y los gastos que se derivan de tu actividad empresarial y sin los cuales no podrías llevar a cabo tu negocio. Puede anotar estos gastos necesarios en su declaración de la renta; reducen su beneficio y, por tanto, también su carga fiscal. Sin embargo, la legislación fiscal no acepta todos los gastos empresariales por igual, inmediatamente o incluso en su totalidad.

¿Qué tipos de gastos empresariales se distinguen?

El legislador ha clasificado todos los gastos empresariales imaginables en cuatro categorías diferentes, que son vinculantes y deciden sobre el estatus de reducción de impuestos respectivo. Estos son los siguientes:

Gastos de funcionamiento previstos

La regla más importante para todos los autónomos: recopilar cuidadosamente todos los recibos, y empezar a hacerlo incluso antes de iniciar el negocio. Todos los costes incurridos en la fase de preparación, es decir, antes de que se registre oficialmente, pueden reclamarse posteriormente como gastos empresariales anticipados. Se trata, por ejemplo, de los gastos de viaje y financiación, los gastos de los seminarios y otros similares.

Gastos empresariales inmediatamente deducibles

Este cajón contiene todas las facturas que tienes que pagar para que tu negocio funcione. Clásicamente, estos incluyen:

• Gastos de habitación (alquiler, electricidad, agua y calefacción, limpieza y mantenimiento),
• Teléfono, fax, conexión a Internet,
• Material de oficina (papel, franqueo, bolígrafos) y equipos de oficina (impresora, fotocopiadora, escáner),
• Gastos de seguro y de coche, gastos de desplazamiento en transporte público,
• Costes de formación,
• Gastos bancarios.

La adquisición de un activo, como un coche de empresa, es un gasto empresarial inmediatamente deducible, pero los costes se dividen a lo largo de la vida útil prevista. En este caso, se aplica la llamada depreciación por desgaste (Afa).

Gastos empresariales deducibles limitados

El legislador no reconoce como reductores de impuestos todos los gastos en los que, en principio, se incurre pero no exclusivamente en relación con la empresa. Esto es especialmente cierto si no hay una línea divisoria clara entre la vida privada y los negocios. Por ejemplo, en el caso de un estudio en la propia vivienda, los pequeños detalles suelen marcar la diferencia. Lo mismo ocurre, por ejemplo, con el coste de las comidas durante el viaje (gasto adicional) o los gastos de café y galletas que ofrece a su socio comercial.

Gastos empresariales no deducibles

Todo lo que se incluye en este apartado no reduce el pago de impuestos. El catálogo es largo, aquí están los puntos más importantes:

• Regalos de más de 35 euros (si en la factura aparecen 35,01 euros, el importe total es nulo),
• Gastos de desplazamiento entre el domicilio y la empresa,
• El 70% de los gastos de representación «por razones de negocio» se aceptan, el 30% restante no,
• Sanciones y advertencias, tasas de recordatorio o intereses por evasión.

¿Cómo puedo deducir los gastos de mi empresa de los impuestos?

Basta con introducir los gastos de la empresa en la declaración de la renta. Reducen su beneficio y, por tanto, su responsabilidad fiscal. Pero cuidado: para que la Agencia Tributaria reconozca tus gastos, debes documentarlos meticulosamente. Por lo tanto, debe guardar siempre y sistemáticamente todos los recibos y clasificarlos regularmente. Si pierde una factura o un recibo, los funcionarios de Hacienda pueden estimar la partida o anularla por completo, lo que suele ser malo para usted.

Si declara deliberada o incluso accidentalmente gastos privados como gastos de empresa, no sólo se arriesga a una «fuerte» multa en caso de auditoría fiscal, sino que también puede estar seguro de que los funcionarios de Hacienda mantendrán en lo sucesivo una mirada especialmente crítica sobre su declaración de impuestos.

¿Quién puede reclamar los gastos de la empresa como suma global?

Algunos autónomos tienen derecho, por ley, a que se les abonen los gastos de la empresa a tanto alzado. Entre ellas se encuentran:

• Niñeras (tarifa plana de 300 euros al mes),
• Matronas autónomas (25%, máximo 1.535 euros al año),
• Periodistas y escritores autónomos (30%, máximo 2.455 euros al año).

Por supuesto, los miembros de estas profesiones pueden seguir optando por la deducción detallada de sus gastos empresariales si les resulta más favorable.

Conclusión: ¿Cómo puede reducir su carga fiscal?

Todos los costes y gastos en los que incurra directa o indirectamente en relación con su negocio se incluyen en sus gastos empresariales. Debe guardar con cuidado todos los recibos y facturas y clasificarlos con regularidad para poder introducir estos gastos correctamente en su declaración de la renta. Allí reducirán su beneficio y, por tanto, su obligación fiscal. Con un software de contabilidad inteligente, todo esto es un poco más fácil. Puede reclamar incluso las cantidades más pequeñas, porque las proverbiales pequeñas cosas ahorran impuestos. Eso sí, no olvide separar siempre los gastos privados de los de la empresa: la Agencia Tributaria reacciona con mucha sensibilidad ante estas «inexactitudes».

Consejos para los propietarios: Esto es lo que debe saber de antemano.

¿Cómo evitar los desahucios, los retrasos en el pago de los alquileres y los impagos? ¿Qué debe figurar en un contrato de alquiler y qué gastos accesorios puede repercutir en el inquilino? Puede descubrir todo esto y más en nuestra guía.

Encontrar la propiedad adecuada: Ubicación, ubicación, ubicación

Si está pensando en alquilar una vivienda, la ubicación de la misma es crucial. Especialmente en el caso de las propiedades de inversión, se deben buscar muy buenas ubicaciones B y C. En otras palabras: Invierta principalmente en propiedades en ciudades populares con buenas infraestructuras y un desarrollo positivo. Las propiedades en los suburbios, un poco fuera del bullicio de las grandes ciudades, también son muy adecuadas como propiedades de rendimiento. Vivir aquí suele ser algo más barato que en la ciudad y se puede llegar rápidamente al lugar de trabajo por la autopista. Así que puede contar con una gran demanda en este sentido.

Consejo: Asegúrese de que su propiedad está en una buena ubicación para evitar que se quede vacía.

Encontrar inquilinos solventes: Comprobación de crédito y certificado de ingresos

Para evitar problemas y estrés en el futuro, también debe comprobar de antemano a todos los posibles inquilinos. Si sólo eliges a tus inquilinos basándote en tu instinto y en tu simpatía, puedes acabar teniendo un duro despertar más adelante: ¡siempre con retrasos en los pagos del alquiler y, en el peor de los casos, incluso con normalidad! Por eso es tan importante comprobar el crédito de los posibles inquilinos. También hay que obtener previamente las declaraciones de la renta o la autoliquidación de Schufa.

Por lo tanto, debe obtener estos documentos de los posibles inquilinos por adelantado:

• Schufa se autorrevela
• Comprobación de la solvencia
• Cuentas de resultados

Calcule los costes auxiliares antes de redactar el contrato de alquiler

¿La visita ha sido un éxito y se ha encontrado al inquilino adecuado? ¡Genial! Luego sólo queda redactar y firmar el contrato de arrendamiento. Un error típico de los principiantes es subestimar los gastos de servicio. Nuestro consejo: piense en su futura factura de servicios incluso antes de redactar el contrato de alquiler. Lo que son y lo que no son los costes auxiliares se define en la Ordenanza de Costes de Explotación (§ 2 BetrKV). Entre otros, los siguientes costes pueden repercutirse en el inquilino:

• Impuesto sobre bienes inmuebles
• Tasa de alcantarillado
• Ascensor
• Recogida de residuos
• Deshollinador
• Costes de iluminación

¿Está pensando en hacer algunas reparaciones en su casa a finales de año? Esto también forma parte de las tasas de servicio prorrateables:

Redactar un contrato de arrendamiento: Acuerdos individuales

En teoría, los contratos acordados verbalmente también tienen validez legal. Sin embargo, nunca se debe prescindir de un contrato de alquiler por escrito. Puedes encontrar muchas plantillas para esto en Internet. No obstante, tenga en cuenta que sólo se trata de contratos estándar. Tendrá que añadir los detalles individuales por separado. También debe prestar atención a la redacción permitida. De lo contrario, el contrato puede considerarse posteriormente inadmisible e inválido. Para estar seguro, haz que un experto, como un abogado, revise el contrato de alquiler.

Los siguientes puntos (según se requiera) deben figurar definitivamente en el contrato de alquiler:

• Liquidación de los gastos de servicio
• Cría de animales
• Subarriendo
• Plazo del contrato
• Obligaciones de limpieza
• Absorción de los costes de las reparaciones menores

Traspaso plano: Protocolo de traspaso

Se ha firmado el contrato de alquiler y se puede hacer la entrega? Para evitar malentendidos, hay que elaborar un protocolo de traspaso. Aquí se anota el número de llaves de la casa o el piso, así como las lecturas de los contadores, el estado de la propiedad, etc. Durante la entrega también se pueden discutir las normas de la casa y la fianza del alquiler.

Reducción de la carga fiscal: desgravación fiscal y factores de reducción de impuestos

Los ingresos por alquiler también deben tributar, a menos que los ingresos por alquiler sean inferiores a la desgravación fiscal anual. Para ello se toma como base el alquiler neto en frío. Aunque no se tienen en cuenta los costes accesorios, los siguientes factores pueden tener ciertamente un efecto reductor de la carga fiscal:

• Carga de los intereses del préstamo inmobiliario
• Seguro de pérdida de ingresos por alquiler
• Reparaciones
• Gastos de publicidad

Conclusión: ¡así es como se alquila la vivienda! – Lista de control

Con nuestros consejos, estará bien preparado para alquilar su propiedad. He aquí un breve resumen:

1. Encuentre la propiedad adecuada: Invertir en propiedades en ubicaciones B y C para evitar vacíos
2. Encontrar inquilinos solventes: Compruebe la solvencia de los posibles inquilinos, por ejemplo, mediante una autodeclaración y declaraciones de ingresos.
3. Calcule los gastos de servicio antes de redactar el contrato de alquiler: Piensa en los futuros costes de explotación y establécete en el contrato de alquiler en
4. Redactar un contrato de arrendamiento: Registrar los acuerdos individuales y hacerlos revisar por un abogado
5. Entrega del piso: elaborar un protocolo de entrega para evitar malentendidos
6. Reducir la carga fiscal: deducir del impuesto las reparaciones, los gastos de publicidad, etc.