¿Qué son exactamente los gastos empresariales?

El artículo 4 de la Ley del Impuesto sobre la Renta define claramente lo que se entiende por gastos de la empresa: Son todos los gastos necesarios para hacer y mantener su empresa en funcionamiento. Es decir, todas las compras y los gastos que se derivan de tu actividad empresarial y sin los cuales no podrías llevar a cabo tu negocio. Puede anotar estos gastos necesarios en su declaración de la renta; reducen su beneficio y, por tanto, también su carga fiscal. Sin embargo, la legislación fiscal no acepta todos los gastos empresariales por igual, inmediatamente o incluso en su totalidad.

¿Qué tipos de gastos empresariales se distinguen?

El legislador ha clasificado todos los gastos empresariales imaginables en cuatro categorías diferentes, que son vinculantes y deciden sobre el estatus de reducción de impuestos respectivo. Estos son los siguientes:

Gastos de funcionamiento previstos

La regla más importante para todos los autónomos: recopilar cuidadosamente todos los recibos, y empezar a hacerlo incluso antes de iniciar el negocio. Todos los costes incurridos en la fase de preparación, es decir, antes de que se registre oficialmente, pueden reclamarse posteriormente como gastos empresariales anticipados. Se trata, por ejemplo, de los gastos de viaje y financiación, los gastos de los seminarios y otros similares.

Gastos empresariales inmediatamente deducibles

Este cajón contiene todas las facturas que tienes que pagar para que tu negocio funcione. Clásicamente, estos incluyen:

• Gastos de habitación (alquiler, electricidad, agua y calefacción, limpieza y mantenimiento),
• Teléfono, fax, conexión a Internet,
• Material de oficina (papel, franqueo, bolígrafos) y equipos de oficina (impresora, fotocopiadora, escáner),
• Gastos de seguro y de coche, gastos de desplazamiento en transporte público,
• Costes de formación,
• Gastos bancarios.

La adquisición de un activo, como un coche de empresa, es un gasto empresarial inmediatamente deducible, pero los costes se dividen a lo largo de la vida útil prevista. En este caso, se aplica la llamada depreciación por desgaste (Afa).

Gastos empresariales deducibles limitados

El legislador no reconoce como reductores de impuestos todos los gastos en los que, en principio, se incurre pero no exclusivamente en relación con la empresa. Esto es especialmente cierto si no hay una línea divisoria clara entre la vida privada y los negocios. Por ejemplo, en el caso de un estudio en la propia vivienda, los pequeños detalles suelen marcar la diferencia. Lo mismo ocurre, por ejemplo, con el coste de las comidas durante el viaje (gasto adicional) o los gastos de café y galletas que ofrece a su socio comercial.

Gastos empresariales no deducibles

Todo lo que se incluye en este apartado no reduce el pago de impuestos. El catálogo es largo, aquí están los puntos más importantes:

• Regalos de más de 35 euros (si en la factura aparecen 35,01 euros, el importe total es nulo),
• Gastos de desplazamiento entre el domicilio y la empresa,
• El 70% de los gastos de representación «por razones de negocio» se aceptan, el 30% restante no,
• Sanciones y advertencias, tasas de recordatorio o intereses por evasión.

¿Cómo puedo deducir los gastos de mi empresa de los impuestos?

Basta con introducir los gastos de la empresa en la declaración de la renta. Reducen su beneficio y, por tanto, su responsabilidad fiscal. Pero cuidado: para que la Agencia Tributaria reconozca tus gastos, debes documentarlos meticulosamente. Por lo tanto, debe guardar siempre y sistemáticamente todos los recibos y clasificarlos regularmente. Si pierde una factura o un recibo, los funcionarios de Hacienda pueden estimar la partida o anularla por completo, lo que suele ser malo para usted.

Si declara deliberada o incluso accidentalmente gastos privados como gastos de empresa, no sólo se arriesga a una «fuerte» multa en caso de auditoría fiscal, sino que también puede estar seguro de que los funcionarios de Hacienda mantendrán en lo sucesivo una mirada especialmente crítica sobre su declaración de impuestos.

¿Quién puede reclamar los gastos de la empresa como suma global?

Algunos autónomos tienen derecho, por ley, a que se les abonen los gastos de la empresa a tanto alzado. Entre ellas se encuentran:

• Niñeras (tarifa plana de 300 euros al mes),
• Matronas autónomas (25%, máximo 1.535 euros al año),
• Periodistas y escritores autónomos (30%, máximo 2.455 euros al año).

Por supuesto, los miembros de estas profesiones pueden seguir optando por la deducción detallada de sus gastos empresariales si les resulta más favorable.

Conclusión: ¿Cómo puede reducir su carga fiscal?

Todos los costes y gastos en los que incurra directa o indirectamente en relación con su negocio se incluyen en sus gastos empresariales. Debe guardar con cuidado todos los recibos y facturas y clasificarlos con regularidad para poder introducir estos gastos correctamente en su declaración de la renta. Allí reducirán su beneficio y, por tanto, su obligación fiscal. Con un software de contabilidad inteligente, todo esto es un poco más fácil. Puede reclamar incluso las cantidades más pequeñas, porque las proverbiales pequeñas cosas ahorran impuestos. Eso sí, no olvide separar siempre los gastos privados de los de la empresa: la Agencia Tributaria reacciona con mucha sensibilidad ante estas «inexactitudes».